IntraNet для компании

В 2011 году, работая директором компании «Дайвин», я задумался над оптимизацией рабочего времени сотрудников. Трудности состояли в том, что деятельность компании была неэффективной. Продажники искали клиентов, но умудрялись сливать проекты, а дизайнеры делали шабашки на рабочем месте, в результате текущие проекты выполнялись медленно. Часто страдали сроки сдачи работ. Отслеживание того, что делали сотрудники на компьютере — это тема для отдельной статьи. А пока что разберем кейс эффективного учета рабочего времени и распределения ресурсов компании + взаимодействия с клиентами.

Задачи были следующие:

  1. Эффективно считать рабочее время
  2. Отслеживать время, потраченное на тот или иной проект или задачу
  3. Управлять проектами эффективно, распределяя задачи и устанавливая дедлайны
  4. Отправлять отчеты по задачам вышестоящим сотрудникам и периодические отчеты клиентам
  5. Организовать общение сотрудников внутри IntraNet
  6. Иметь некое подобие электронного документооборота для ознакомления сотрудников

Решение задач

Первоначальной задачей была разработка интерфейса и личного кабинета сотрудников. Каждый сотрудник входил в какую-либо группу и имел соответствующий доступ к функциональностям портала.

Далее, для решение первой задачи я зарработал функцию начала и окончания рабочего дня. То есть система не учитывала то, когда сотрудник авторизовался, а считала время с начала нажатия кнопки «Начало работы» вплоть до нажатия кнопки «Завершение работы».

Все проекты были разделены на группы. Каждый проект содержал задачи с дедлайном — время и день окончания, — и приоритетом — низкий, средний, высокий. Если в работу взята одна задача, нельзя взять другую, пока первая не будет сдана. Система рассчитывала время, потраченное на выполнение задачи от момента взятия в работу и до сдачи. При чем владелец задачи мог либо принять, либо вернуть задачу на доработку.

Если задача была принята, то создавался отчет со временем и описанием того, что было сделано, а также ссылкой на задачу. Если время было потрачено не на задачи, то сотрудник мог создать отчет за выбранный период времени самостоятельно. Например, принял звонок от клиента, а задачи такой не было, само собой.

В статистике можно было посмотреть общее время работы сотрудника за день, и так называемое эффективное время работы, которое сотрудник тратил на задачи либо писал отчеты. Все отчеты можно было проверить и в случае необходимости отклонить. С этого момента сотрудники стали аккуратнее и ответственнее относиться к работе, хотя и пытались писать левые отчеты. Вместе это все решило 2, 3 и 4 задачи.

Чат между сотрудниками был сделан очень просто. Один сотрудник мог отправлять сообщение другому и видеть статус — прочитано или нет. И ответить на него. Доступ к другим средствам связи в офисе были закрыты, телефоны запрещены, соцсети закрыты. Таким образом, общение стало возможным только под контролем системы. Это частично решило проблемы безопасности и задачу №5.

Для того, чтобы сотрудники знали свои должностные инструкции, при чем даже те, кто работал по удаленке, в IntraNet была добавлена функция создания текстовых страниц с комментариями. В итоге все документы дублировались внутри IntraNet и обсуждались сотрудниками там же. Это уже не говоря про новости с объявлениями и некоторые другие функции.

Главная страница системы выглядела так: